Tìm cách vận hành hiệu quả giữa đại dịch
Trao đổi tại hội thảo trực tuyến “Làm việc ở bất cứ đâu - Mô hình vận hành trong tương lai” ngày 5/8, GS-TS Bùi Tùng - Giám đốc điều hành chương trình MBA cấp cao của trường Kinh doanh Shidler, Đại học Hawaii tại Việt Nam chia sẻ: Do tác động của COVID-19, cả thế giới đang có sự thay đổi nhanh chóng trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào vận hành kinh tế, xã hội.
COVID-19 cũng buộc các doanh nghiệp phải tổ chức làm việc từ xa, thay đổi mô hình kinh doanh cho phù hợp với thực tế mới. Như tại Mỹ, tỷ lệ doanh nghiệp làm việc từ xa đạt khoảng 83%. Còn tại Việt Nam, một cuộc khảo sát với hơn 358 doanh nghiệp cho thấy, có 38% cho biết bắt đầu sử dụng mô hình nửa văn phòng nửa làm việc từ xa, 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng và chỉ có 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả.
Tuy nhiên, một trong những vấn đề làm “đau đầu” lãnh đạo các doanh nghiệp đó là chuyển đổi số ra sao cho hiệu quả, cách nào quản lý và giúp nhân viên làm việc từ xa hiệu quả.
Đi tìm lời giải cho vấn đề này, GS Bùi Tùng cho rằng bất cứ lĩnh vực nào, từ sản xuất xe hơi, địa ốc… đều có thể thay đổi mô hình kinh doanh dựa vào công nghệ để đảm bảo không gián đoạn giữa đại dịch. Các doanh nghiệp nên tận dụng các công nghệ hiệu quả để thay đổi và giải quyết được nhu cầu của khách hàng.
Ông Phạm Duy Phúc, Tổng Giám đốc Công ty Viễn thông Quốc tế FPT (doanh nghiệp có qui mô hàng nghìn nhân viên) cho hay: Ngay từ khi COVID-19 bùng phát, doanh nghiệp này cũng gặp phải rất nhiều khó khăn, bị động.
“Chúng tôi gặp khó khăn về thu hút, giữ chân khách hàng, đặc biệt là trong các ngành liên quan đến giáo dục, du lịch… do họ bị ảnh hưởng nặng nề. Trước những nỗi đau đó, chúng tôi đã quyết tâm số hóa quy trình hoạt động, tái cấu trúc tổ chức phù hợp với tình hình mới”, ông Phúc nói.
Bên cạnh việc chuyển đổi số (số hóa tối đa các qui trình làm việc, bán hàng), doanh nghiệp này đẩy mạnh kiểm soát tài chính (nâng cao kiểm soát dòng tiền, công nợ, đánh giá rủi ro trong bán và mua hàng), đồng thời thay đổi mô hình kinh doanh, làm mới hình ảnh công ty (vẫn đảm bảo hoạt động và cung cấp dịch vụ liên tục cho dù đại dịch bùng phát); tăng cường đào tạo về sản phẩm, dịch vụ và trao đổi các ý tưởng kinh doanh và vận hành mới cho nhân viên.
“Trong đó cần chú trọng đào tạo Marketing Online, do xu hướng này sẽ được đẩy mạnh trong thời gian tới”, ông Phúc nhấn mạnh.
Ông Nguyễn Bằng, Giám đốc nhân sự của 365 Group cho hay doanh nghiệp này cũng gặp rất nhiều khó khăn khi đại dịch ập đến, do đó bắt buộc phải đẩy mạnh chuyển đổi số.
Theo ông Bằng, mục tiêu của chuyển đổi số là tìm mô hình kinh doanh phương thức kinh doanh phù hợp mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp và khách hàng giữa đại dịch, từ đó lựa chọn được các ứng dụng công nghệ phù hợp với đúng bản chất doanh nghiệp.
Tại hội thảo, các chuyên gia cũng lưu ý doanh nghiệp chuyển đổi số trước hết cần hệ thống hóa các quy trình rồi đến số hóa nghiệp vụ. Cần tiếp cận số hóa với những “phép thử” nhỏ không tốn quá nhiều thời gian và tiền bạc, sau đó mới lựa chọn cho doanh nghiệp của mình những cách thức phù hợp.
Cách nào quản lý hiệu quả nhân viên làm việc từ xa?
Liên quan đến vấn đề quản lý nhân viên làm việc từ xa, từ kinh nghiệm thực tế, lãnh đạo Công ty Viễn thông Quốc tế FPT cho rằng: Để nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, lãnh đạo doanh nghiệp cần đặt niềm tin vào họ, đặt ra kỳ vọng rõ ràng cho họ và khi giao việc phải rất cụ thể với kết quả đạt được là gì. Một vấn đề rất quan trọng nữa là cần phản hồi nhanh chóng cho nhân viên, hỗ trợ họ kịp thời tháo gỡ vướng mắc.
Cùng đó luôn phải đảm bảo an toàn cho nhân viên để trong trường hợp họ gặp vấn đề như phải đi cách ly, thì cũng có thể hỗ trợ được ngay cả về tinh thần và vật chất, có phương án nhân sự tham gia hỗ trợ phù hợp để công việc không bị gián đoạn.
Tại 365 Group, ông Bằng cho hay các phòng ban chức năng của doanh nghiệp này đang hàng ngày vào cuộc hỗ trợ cho tất cả các đơn vị thành viên, tối ưu hóa nhân sự và tiết giảm chi phí nguồn lực.
Doanh nghiệp đưa vào sử dụng nhiều công nghệ và phần mềm khác nhau vào các hoạt động nghiệp vụ quản lý kinh doanh, nhân sự… với giải pháp như Base WorkFlow, Base HRM, Base Info. Việc ứng dụng đã giúp giải quyết hiệu quả công việc hơn 60 – 80% so với trước, giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả công việc diễn ra thường ngày ở bất kỳ đâu trong giai đoạn xảy ra đại dịch.
Chia sẻ thêm, GS Bùi Tùng nhấn mạnh những điều kiện quan trọng để doanh nghiệp có thể làm việc từ xa hiệu quả đó là có nền tảng công nghệ tốt, phương thức liên lạc tối ưu và cả sự thay đổi từ chính tư duy của lãnh đạo doanh nghiệp (hỗ trợ, động viên những người làm việc từ xa).
Tuy nhiên trước khi thực hiện làm việc từ xa, các doanh nghiệp cần phải xem xét áp dụng một mô hình quản trị nhân sự hiệu quả. Bởi mỗi công ty có một văn hóa, năng lực tài chính khác nhau, do đó mô hình cũng khác nhau. Các doanh nghiệp cần thực hiện đào tạo để nhân viên có được kỹ năng thích nghi với hoàn cảnh mới.
